Umsetzungsprojekt "Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmens-zugangs zur öffentlichen Beschaffung"
Das Umsetzungsprojekt „Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmenszugangs zur öffentlichen Beschaffung“ ist Teil des Bund-Länder-Kooperationsprojektes „Digitalisierung der Beschaffung − Kooperationsprojekt zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“. Dieses wurde unter der Federführung der Freien Hansestadt Bremen und im Auftrag des IT-Planungsrates durch den Bund, die Länder Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz sowie die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ins Leben gerufen. Das Umsetzungsprojekt setzt sich aus insgesamt vier Teilprojekten zusammen, die im Abschnitt „Aufbau des Projektes“ näher beschrieben sind. Im Fokus des Projekts steht der vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI), dem Beschaffungsamt des BMI (BeschA) und der Freien Hansestadt Bremen entwickelte „Datenservice Öffentlicher Einkauf“, dessen Umsetzung direkt an die Ergebnisse aus dem Teilprojekt „eForms“ gekoppelt ist
Ziel des Projekts
Das Umsetzungsprojekt verfolgt die Ziele, Prozesse des öffentlichen Einkaufs und der Beschaffung im Kontext des OZG (Onlinezugangsgesetzes) zu digitalisieren, zu optimieren und zu standardisieren. Der Zugang zur digitalen Beschaffung für Unternehmen, Bieter:innen und Auftragnehmer:innen soll vereinfacht werden und Verwaltungsprozesse möglichst durchgängig medienbruchfrei und automatisiert gestaltet sein. Durch die Ergebnisse des Umsetzungsprojekts sollen bedarfsgerechte strategische Einkäufe der öffentlichen Verwaltung ermöglicht sowie die Transparenz staatlichen Handelns bei Vergabe- und Beschaffungsvorgängen erhöht werden. Als zentrale multifunktionale Serviceplattform zahlt der „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ auf alle diese Ziele ein. Ein weiteres Ziel ist die Sicherstellung der Übertragbarkeit bzw. Nachnutzbarkeit der Ergebnisse für alle föderalen Ebenen im Sinne des „Einer-für-alle“-Prinzips (EfA) des OZGs, worauf im Abschnitt „Möglichkeiten zur Nachnutzung“ eingegangen wird.
Aufbau des Projekts
Das Umsetzungsprojekt „Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmenszugangs zur öffentlichen Beschaffung“ besteht aus den vier Teilprojekten „Zugang“, „Normung“, „Regulatorik & Incentives“ sowie „eForms“. Alle vier Teilprojekte sind im Abschnitt Lösungsbausteine näher beschrieben. Den Schwerpunkt des Umsetzungsprojektes bildet das Teilprojekt „Zugang“ mit dem „Datenservice Öffentlicher Einkauf“. In dieser multifunktionalen Serviceplattform sind alle veröffentlichungspflichtigen Verfahrens- und Entscheidungsdaten von allen Vergabeplattformen in Bund, Ländern und Kommunen gebündelt. Der „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ stellt diesen wertvollen Datenschatz in einer bisher nicht erreichten Granularität zentral und standardisiert als Open Data zur Auswertung für Politik, Zivilgesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft zur Verfügung.
Einordnung in das Kooperationsprojekt
Das Umsetzungsprojekt „Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmenszugangs zur öffentlichen Beschaffung“ ist Teil der Bund-Länder-Kooperation „Digitalisierung der Beschaffung − Kooperationsprojekt zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“. Der Einkaufs- und Beschaffungsprozess umfasst eine ganze Reihe von eng miteinander verknüpften Teilprozessen – von der Bedarfserhebung über das Vergabeverfahren und die Bestellung bis hin zur Zahlungsanweisung einer Rechnung. Mit dem Umsetzungsprojekt bearbeitet der Bund einen Ausschnitt dieses komplexen Gesamtprozesses und zahlt dabei insbesondere auf das Ziel ein, Unternehmen und der Verwaltung die Teilhabe an öffentlichen Ausschreibungen über den „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ zu erleichtern. Aus dem EfA-Umsetzungsprojekt des Kooperationspartners Bremen hat das Teilprojekt „Zugang zur öffentlichen Vergabe“ unmittelbaren Bezug zum Umsetzungsprojekt. Der durch Bremen bereitgestellte Vermittlungsdienst ist einer der Datenlieferanten des Bekanntmachungsservice – einer Komponente des „Datenservice Öffentlicher Einkauf“.
Detailbeschreibung der Lösungsbausteine
Das Umsetzungsprojekt „Standardbasierte Vereinfachung des Unternehmenszugangs zur öffentlichen Beschaffung“ setzt sich aus vier Teilprojekten zusammen.
1. Teilprojekt: Zugang
Im Fokus des Teilprojekts „Zugang“ steht der „Datenservice Öffentlicher Einkauf“. Er dient sowohl als zentrale Datenquelle für ober- und unterschwellige Vergabeverfahren als auch als eine Suchoberfläche für potenzielle Bieter:innen. Die über den Datenservice zur Verfügung gestellten Daten können von den Nutzenden individuell ausgewertet werden. Sie erleichtern eine strategische Entscheidungsfindung für die öffentliche Verwaltung, um z. B. auf Krisen und Embargos gezielter reagieren zu können sowie für Unternehmen, um neue Geschäftsmodelle für den Standort Deutschland zu erschließen.
Der „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ besteht aus den drei Komponenten: Der Bekanntmachungsservice dient als zentraler Ort, um Ausschreibungen zu suchen und zu finden. Er ist unter www.oeffentlichevergabe.de frei zugänglich. Der Vermittlungsdienst und eSender-Hub sind Teil des EfA-Umsetzungsprojekts „Vergabe“ der Freien Hansestadt Bremen. Der Vermittlungsdienst nimmt Auftrags- und Vergabebekanntmachungen von Vergabeplattformen im Format eForms entgegen, validiert diese und übermittelt unterschwellige Bekanntmachungen anschließend an den Bekanntmachungsservice. Oberschwellige Bekanntmachungen werden an den eSender-Hub weitergeleitet. Dieser dient als zentrale Stelle für die Kommunikation mit dem europaweiten Tenders Electronic Daily (TED) zur Veröffentlichung von EU-weiten Ausschreibungen: Er konvertiert Bekanntmachungen vom eForms-DE in das eForms-EU Format und übermittelt sie an TED. Nach erfolgreicher Prüfung des TED werden die Bekanntmachungen an den Bekanntmachungsservice übermittelt.
Video: „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ – Mehr wissen, besser handeln
2. Teilprojekt: Normung
Das Teilprojekt „Normung“ mit seiner Ausrichtung an europäischen standardisierten elektronischen Dokumentenstrukturen und der diesbezüglichen Kooperation mit OpenPeppol unterstützt die Entwicklung von „Peppol Business Interoperability Specification“ (BIS). Mit deren Verwendung wird es über die Peppol-Transportinfrastruktur möglich sein, für Beschaffungsprozesse erforderliche Informationen plattformübergreifend interoperabel im europäischen Kontext auszutauschen.
3. Teilprojekt: Regulatorik und Incentives
Im Rahmen der Projektdauer entstehen wiederholt rechtliche Fragestellungen, die zu beleuchten und zu bewerten sind. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle technischen und fachlichen Entscheidungen die Rechtskonformität des Datenservices nicht gefährden. Diese Fragestellungen werden durch das Teilprojekt bewertet und bei Bedarf notwendige Handlungen abgeleitet. Des Weiteren verantwortet das Teilprojekt die Öffentlichkeitsarbeit zum Projekt und erarbeitet Konzepte für ausgewählte Veranstaltungen und erstellt dazugehörige Materialien.
4. Teilprojekt: eForms
Um das Potenzial der Daten des Beschaffungsprozesses auszuschöpfen, hat die EU-Kommission 2019 die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 („eForms“) erlassen. Im Teilprojekt „eForms“ werden wesentliche Bausteine zur nationalen Umsetzung der Durchführungsverordnung zu „eForms“ innerhalb eines Expertengremiums unter Beteiligung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, des Bundesministeriums des Innern und für Heimat, von Bundesbehörden und Vertretern aus Ländern und Kommunen erarbeitet. Als verbindlicher Datenaustauschstandard soll eForms-DE die Bekanntmachungsdokumente des öffentlichen Einkaufs in Deutschland in einer allgemeingültigen, technologieneutralen Form darstellen. Die standardisierte Datenarchitektur dient einem offenen Markt. Indem der Datenaustausch fachanwendungsneutral und zwischen allen Systemen gleichermaßen definiert ist, entstehen nutzerfreundliche IT-Fachanwendungen.
Möglichkeiten zur Nachnutzung
Pro Teilprojekt des Umsetzungsprojektes „Digitalisierung der Beschaffung – Kooperationsprojekt zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses“ werden ausgereifte Referenzlösungen bzw. Blaupausen zur ebenenübergreifenden Nachnutzung und Übernahme in bestehende IT-Strukturen oder Fachverfahren produziert. Eine Anbindung für interessierte Bundesländer und deren Kommunen an den „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ zur Einlieferung von eForms ist über den von der Freien Hansestadt Bremen bereitgestellten Vermittlungsdienst möglich. Der Roll-out und die Anbindung der Bundesländern an den Vermittlungsdienst erfolgt bis zum 30.09.2023 federführend durch Bremen. Informationen zur Anbindung gerne unter umsetzungsprojekt-vergabe@init.de angefordert werden. Ab dem 01.10.2023 wird der „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ durch den Bund betrieben. Der Bekanntmachungsservice ist über folgenden Link frei zugänglich: https://www.oeffentlichevergabe.de/ui/de.
